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Repartir el contenido de celdas en columnas

Esta técnica usa el Asistente para convertir texto en columnas para repartir el contenido de una celda en diferentes celdas en función de un separador que puede ser un espacio, una coma o un salto de columna.

Es preciso que a la derecha de las celdas cuyo contenido se va a repartir haya una o varias columnas vacías.

  • Selecciona el rango de celdas deseado, activa la ficha Datos y haz clic en el botón Convertir del grupo Herramientas de datos.

Aparece la primera etapa del Asistente para convertir texto en columnas.

  • Si es preciso, activa la opción Delimitados, y haz clic en Siguiente.
  • En el cuadro Separadores de la etapa 2, activa una opción u otra en función del separador utilizado y desactiva las demás.
  • Haz clic en Siguiente.
  • En la etapa 3, especifica el formato de cada columna: en el cuadro Vista previa de los datos, haz clic en la columna deseada para seleccionarla y escoge el formato que deseas aplicar en el cuadro Formato de los datos en columna.
  • Especifica el lugar en que deben aparecer los datos: usa el botón del cuadro Destino para introducir la referencia de la primera celda de destino de los datos fraccionados. En este caso, las celdas de origen quedan intactas y los datos fraccionados aparecen al lado.

Si no especificas el destino, se sustituirán los datos de origen.

  • Haz clic en Finalizar.
  • Si es preciso, confirma la sustitución de los datos haciendo clic en Aceptar.



Seleccionar un rango de celdas usando su nombre

  • Entra, si es preciso, en la hoja que contiene el rango con nombre al que deseas desplazarte (si el nombre se ha creado sólo para esa hoja y no para todo el libro).
  • Haz clic en el botón situado en el cuadro de nombre de la barra de fórmulas.
  • Haz clic en el nombre correspondiente a las celdas que deseas seleccionar.

De inmediato, las celdas correspondientes al nombre se seleccionan.




Usar zonas con nombre en las fórmulas

Esta función permite reemplazar una referencia de rangos de celda por la zona con mobre correspondiente en una fórmula.

  • Empieza a introducir la fórmula y para al llegar al nombre.
  • Haz clic en el botón Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas.
  • Haz clic en el nombre correspondiente al rango de celdas que deseas insertar en la fórmula.
  • Continúa y termina de introducir la fórmula.

También es posible introducir el nombre directamente en la fórmula, en lugar de las referencias de celda.




Ver lista de nombres y referencias de celda asociadas

Esta técnica permite ver la lista de nombres y las referencias de las celdas en la columna siguiente.

  • Activa la celda a partir de la cual quieres que aparezca la lista de nombres.
  • Activa la ficha Fórmulas y haz clic en el botón Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos y haz clic en la opción Pegar nombres.
  • Haz clic en el botón Pegar lista del cuadro de diálogo Pegar nombre.



Eliminar filas con repeticiones

Se trata de eliminar las filas con datos iguales en varias columnas.

  • Haz clic en cualquier parte de la tabla.
  • Activa la ficha Datos y haz clic en el botón Quitar duplicados del grupo Herramientas de datos.

Aparece el cuadro de diálogo Quitar duplicados.

  • Selecciona las columnas con las repeticiones que deseas eliminar. Para ello, desactiva las casillas de verificación correspondiente a las columnas en las que no debe eliminarse nada. Otra opción es hacer clic en el botón Anular selección para desactivar todas las casillas de verificación y seleccionar las columnas que desees o hacer clic en el botón Seleccionar todo para activar todas las casillas de verificación.
  • Haz clic en el botón Aceptar.



Entrar en el administrador de nombre

El Administrador de nombres permite modificar o eliminar un nombre.

  • Activa la ficha Fórmulas y haz clic en el Administrador de nombres del grupo Nombres definidos o bien usa el método abreviado <Ctrl + F3>.
  • Para adaptar automáticamente el tamaño de la columna a su valor más elevado, haz doble clic en el lado derecho del encabezado de columna.
  • Para ordenar los nombres mostrados por orden creciente, haz clic una vez sobre el encabezado de la columna a partir de la cual deseas ordenar; para ordenar en orden decreciente, haz clic otra vez en el mismo encabezado.
  • Para filtrar los nombres que aparecen, haz clic en el botón Filtro y selecciona el filtro deseado:
    • Nombres incluidos en el ámbito de la hoja de trabajo/del libro: para ver sólo los nombres vinculados a la hoja activa o al libro,
    • Nombres con errores/Nombres sin errores: para ver sólo los nombres que contienen errores (como #REF, #Valor, #Nombre…) o los que no los contienen,
    • Nombres definidos: para ver sólo los nombres definidos por ti mismo o por Excel.
    • Nombres de tabla: para ver sólo los nombres de listas de datos.
  • Para seleccionar un nombre, haz clic sobre él.
  • Para salir del Administrador de nombres y confirmar las modificaciones, haz clic en el botón Cerrar.



Filtrar a partir de los datos de la columna

  • Activa el filtro automático
  • Abre la lista desplegable asociada a la columna.
  • Se abre el menú Filtro automático en el que puede verse  una lista con los valores comprendidos en la columna activa (hacta 10.000 valores). Para modificar el tamaño del menú Filtro automático, haz clic y arrastra el indicador inferior hacia abajo o hacia un lado
  • Para ocultar valores, desactiva las casillas de verificación correspondientes a los valores que deseas ocultar. Para ver valores, resulta más rápido desactivar la opción (Seleccionar todo) y activar los valores en cuestión. Para filtrar las celdas que no están vacías, activa la opción (Seleccionar todo) y desactiva (Vacías), situada en la parte inferior de la lista de valores. A la inversa, para filtrar las celdas vacías, desactiva la opción (Seleccionar todo) y activa (Vacías).

La opción (Vacías) no aparece si la columna no contiene celdas vacías.

  • Haz clic en aceptar

Sólo son visibles las filas correspondientes a los valores seleccionados.

Al filtrar una columna, la flecha correspondiente a la lista desplegable aparece de la forma siguiente. Si señalas este botón se abrirá una etiqueta informativa en la que se describe el filtro aplicado.




Modificar el rango de celdas asociado a un nombre

  • Entra en el Administrador de nombres.
  • Selecciona el nombre que deseas modificar. Las referencias del rango con nombre aparecen en el cuadro Se refiere a.
  • Haz clic en el botón para reducir el cuadro de diálogo.
  • Modifica la selección de celdas asociada al nombre.
  • Haz clic en el botón para volver al cuadro de diálogo Administrador de nombres.
  • Confirma los cambios realizados haciendo clic en el botón del cuadro Se refiere a.



Mostrar y ocultar una hoja Excel

  • Para ocultar una o varias hojas, selecciónalas, haz clic con el botón secundario del ratón en una de las etiquetas seleccionadas y activa la opción Ocultar.
  • Para mostrar una hoja oculta, haz clic con el botón secundario del ratón en una de las etiquetas y activa la opción Mostrar.
  • Haz doble clic en el nombre de la hoja o haz clic una sola vez en el nombre y luego en el botón Aceptar.
  • Repite la misma operación con todas las hojas que quieras ver.





Poner nombre a las celdas (primer método)

Es posible hacer referencia a un rango de celdas usando su nombre para seleccionarlo o bien usarlo en fórmulas. Puedes crear nombres definidos, que representan una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor constante. Microsoft Office Excel crea a veces algunos nombre automáticamente (por ejemplo, cuando se define una zona de impresión). También es posible crear nombres de tabla que corresponden a tablas de datos.

  • Selecciona la celda o el rango de celdas contiguas, o no, al que deseas atribuir un nombre.
  • Haz clic en el Cuadro de nombre, situado a la izquierda de la barra de fórmula.
  • Introduce el nombre que deseas dar a la selección.

Los nombres pueden contener un máximo de 255 caracteres y no pueden usarse espacios. El primer carácter debe ser una letra, un carácter de subrayado (_) o una barra oblicua inversa (\). Los demás caracteres pueden ser letras, cifras, puntos y caracteres de subrayado. Los nombres de celdas no pueden ser iguales a las referencias de las celdas y pueden contener mayúsculas y minúsculas (Excel no hace distinción entre ellas).

- Pulsa la tecla <Intro>.